無效會議每年燒掉80萬：寫作力成領導關鍵技能

週一早上九點，張經理打開行事曆，密密麻麻的會議邀請映入眼簾：「進度同步」、「策略對齊」、「方向討論」。每個會議都標註「30分鐘快速討論」，但他心裡清楚，沒有一個會準時結束。

更糟的是，會議結束後，大家還是不知道下一步該做什麼。

這個場景在全球辦公室每天上演，但最新研究揭露的真相可能比你想像的更驚人。

會議的隱藏成本：年燒80萬台幣

Otter.ai分析了1.5萬家公司的2000萬場會議後發現，平均每位知識工作者每年為雇主產生8萬美元（約240萬台幣）的會議相關費用。

這個數字有多誇張？美國知識工作者的薪資中位數是7.5萬美元，也就是說，會議成本竟然超過了薪水本身。

對於那些曾經想過「這個會議用email就能解決」的人來說，數據證明你是對的。

模糊溝通的代價

問題的根源在於不清楚的書面溝通。Direction.com執行長Chris Kirksey解釋：

「好的寫作不是讓領導者看起來很聰明，而是讓文字消失，讓指示變得清晰。就像功能良好的網站，使用者不用思考就知道該點擊什麼。」

Kirksey要求所有書面訊息必須在前兩句話內包含三個要素：為什麼（why）、誰來做（who）、做什麼（what）。缺少任何一個，就得重寫。

AI讓溝通變得更模糊？

諷刺的是，ChatGPT、Claude等AI工具可能讓這個問題雪上加霜。

科技平台HackerNoon創辦人David Smooke觀察到：「AI讓產生更多文字變得容易，但不會讓思考變得更清晰。我看到創業者用AI寫出更長的備忘錄，但仍然沒有回答：誰負責？截止日期？成功標準？何時完成？」

AI只會放大你帶給它的紀律程度。垃圾進，精美的垃圾出。

實戰案例：如何用文字省下900小時

USA Business Insurance銷售副總Sam Meenasian提供了具體範例：

「與其寫『我們重新檢視行銷策略』，不如寫『Joe，請在週二前草擬修訂版Q2行銷策略，專注於潛在客戶開發。包含三種預算方案，週四前發送徵求意見』。這種細節不僅對齊期望，還避免不必要的後續追蹤。」

廚房改造公司Dun-Rite Kitchens執行長Todd Cechini的做法更直接：

「我們將專案進度會議減少了70%，方法是要求每個工程都有書面時程表貼在客戶家中。週一拆除、週二上午水電、下午電工、週三石膏板—一目了然。現在磁磚師傅來時，屋主問『洗手台什麼時候到』，他們只要指著週五的時程表，不用再打電話開會。」

Smooke計算投資報酬率：「45分鐘的寫作投資，如果能避免三場6人參與的1小時會議，就省下17.25人時。每週這樣做，一年省下900人時。」

為什麼領導者不願意寫清楚？

Smooke點出關鍵：「大多數領導者避免清晰寫作，因為清楚的文字需要做出困難決定，而模糊的文字保留了可否認性。」

這在華人企業文化中尤其明顯。「彈性」、「再討論」、「看情況」—這些詞彙為決策者保留了退路，但也為團隊帶來了無止境的會議。

亞洲企業的機會

Response Ready執行長Carolena Enayati建議的結構化溝通方法，對注重層級和共識的亞洲企業特別有價值：

• 明確決策者：避免「大家都有意見，沒人做決定」
• 詳細步驟說明：減少「理解不一致」的藉口
• 具體截止日期：杜絕「差不多就好」的拖延

「當領導層優先考慮寫作的清晰度，生產力就會提升，不必要的會議自然減少，」Enayati說。「員工花更少時間確認指示，重複工作減少，專案時程保持正軌。」

台灣科技業的啟示

對於習慣「先開會討論看看」的台灣企業來說，這項研究特別值得深思。在競爭激烈的科技業，每一小時的效率都可能決定產品上市時程。

Direction.com的Kirksey分享了一個簡單但有效的政策：「任何人想跟我通15分鐘電話，都必須先提交簡報供審閱。簡報必須包含需要我做的決定、活動背景，以及個人建議。這個簡單流程消除了約40%的狀態更新會議。」